In einem Sitzungszimmer im Superblock finden sich Lehrpersonen, Fachpersonen der Schulverwaltung und Mitarbeitende der Stadtverwaltung ein. Auf dem Tisch liegen Unterlagen zu Anbieterprofilen, zu technischen Anforderungen und Bewertungsbögen. Die versammelten Personen haben ein gemeinsames Ziel: die beste Schulsoftware für unsere Schulen zu finden.
Diese Entscheidung verlangt nicht nur Engagement, sondern auch ein klares Verfahren, das sicherstellt, dass alle wichtigen Aspekte berücksichtigt werden. In diesem Beitrag möchten wir erklären, wie ein Submissionsverfahren abläuft und welche Kriterien wir angewendet haben, um die beste Schulsoftware zu finden.
Was ist ein Submissionsverfahren und warum brauchen wir es?
Ein Submissionsverfahren ist ein strukturierter Prozess, der dann eingesetzt wird, wenn die öffentliche Hand Produkte oder Dienstleistungen von Dritten kauft. Das Verfahren stellt sicher, dass der Kauf beispielsweise einer Software wie WinSchool transparent, fair und rechtskonform abläuft.
Bei Projekten, die aus öffentlichen Geldern finanziert werden, sind wir ab einer gewissen Höhe der Kosten gesetzlich verpflichtet, dieses Verfahren anzuwenden. Es gibt uns klare Regeln vor, wie Anbieter ausgewählt werden und welche Kriterien dabei berücksichtigt werden müssen.
Das Ziel:
- Fairness: Alle Anbieter haben die gleichen Chancen.
- Transparenz: Die Entscheidung ist für alle nachvollziehbar.
- Qualität: Es wird die Lösung ausgewählt, die am besten zu unseren Bedürfnissen passt.
Wie läuft das Submissionsverfahren ab?
Das Verfahren folgt einem klaren Ablauf in mehreren Schritten:
- Bedürfnisse analysieren
Wir haben gemeinsam mit Lehrpersonen, Verwaltungsmitarbeitenden und IT-Expert:innen genau definiert, welche Anforderungen die neue Schulsoftware erfüllen muss. - Ausschreibung
Die Anforderungen wurden in einer öffentlichen Ausschreibung zusammengefasst. Interessierte Anbieter konnten sich mit ihren Lösungen bewerben. - Prüfung der Angebote
Nach Ablauf der Bewerbungsfrist haben wir die eingereichten Angebote anhand vorab festgelegter Kriterien geprüft. - Anbieterpräsentationen
Um die praktische Anwendbarkeit der Software zu bewerten, haben wir sogenannte User Stories erstellt. Diese Geschichten beschreiben typische Szenarien aus dem Schulalltag, wie zum Beispiel die Verwaltung von Schülerdaten oder die Kommunikation mit Eltern. Alle Anbieter mussten demonstrieren, wie ihre Lösung diese Anforderungen erfüllt. - Referenzen prüfen
Zusätzlich haben wir von den Anbietern Kund:innen-Referenzen zu kritischen Funktionen angefordert. Dabei haben wir gezielt nach der Zufriedenheit dieser Kund:innen gefragt, um zu prüfen, ob die Software in der Praxis wirklich hält, was sie verspricht. - Finale Entscheidung
Die Bewertungen aus den vorangegangenen Schritten wurden zusammengeführt. Anhand der gewichteten Kriterien (siehe unten) ergibt sich die Entscheidung, welche die Anforderungen am besten erfüllt.
Welche Kriterien nutzen wir für die Bewertung?
Die Auswahl basiert auf einer ausgewogenen Gewichtung von vier Hauptkriterien:
- Qualitative Anforderungen
Welche gewünschten Funktionen stehen in der Software bereits zur Verfügung und welche müssten noch entwickelt werden? Wir möchten keine Eigenentwicklung und legen Wert auf eine breite und von anderen Schulen getestete Grundfunktionalität. - Preis
Den Preis haben wir nach den rechtlich vorgegebenen Richtlinien für Submissionen bewertet. Das günstigste Angebot bekommt das Punktemaximum. Eine Abweichung davon von 50% und mehr gibt keine Punkte. Dazwischen wird linear berechnet. - Anbieterpräsentation
Wie überzeugend konnten die Anbieter unsere User Stories umsetzen? Hier bewerten wir auch die Benutzerfreundlichkeit und die Verständlichkeit der Lösung. - Referenzen
Wie zufrieden sind andere Kund:innen mit der Software, insbesondere bei Funktionen, die für uns kritisch sind? Kritische Funktionen aus den Bereichen Schule und Schulverwaltung geben uns konkret Auskunft über die Zufriedenheit anderer Gemeinden mit den entsprechenden Lösung.
Die Gewichtung der Kriterien entspricht der hier sichtbaren Reihenfolge. Qualitative Anforderungen gaben die meisten Punkte, Referenzen die wenigsten. Dies hilft uns, die beste Lösung sowohl in funktionaler als auch in finanzieller Hinsicht zu finden.
Warum diese Sorgfalt nötig ist
Das Submissionsverfahren mag auf den ersten Blick komplex wirken, doch es dient dazu, eine nachhaltige und durchdachte Entscheidung zu treffen. Für ein Projekt wie WinSchool, das viele Jahre im Einsatz sein wird und alle Schulen in Winterthur betrifft, ist dies entscheidend.
Wir nehmen uns die Zeit, sorgfältig zu prüfen, weil es unser Ziel ist, den Alltag an unseren Schulen einfacher, effizienter und moderner zu gestalten.
Nach einem intensiven und sorgfältigen Prozess steht die Pupil AG als Anbieter für die neue Schulsoftware fest. Die Software von Pupil hat bei allen Kriterien überzeugt. Sie verfügt über die gewünschten Funktionen und ist benutzerfreundlich. Pupil hätte die Submission sogar gewonnen, wenn der Preis kein Auswahlkriterium gewesen wäre.
Die Entscheidung markiert einen wichtigen Meilenstein für das Projekt WinSchool. In den nächsten Wochen werden wir gemeinsam mit dem Anbieter den Übergang zur neuen Software planen und die Implementierung vorbereiten.
Wir danken allen Beteiligten für ihr Engagement und ihre Unterstützung in diesem Prozess. Gemeinsam haben wir eine Lösung gefunden, die den Schulalltag in Winterthur einfacher und moderner machen wird.
Bleiben Sie dran – wir halten Sie hier auf winschool.ch weiterhin auf dem Laufenden!
Das WinSchool-Team